1) 문장 첫머리 선택
; 문장의 첫머리로 종전에 일반적으로 사용하던 Gentlemen, Sirs와 같은 표현은 최근 사용하지 않는다. 첫머리 끝에 콜론(:)을 사용하는 것이 미국식, 콤마(.)가 영국식이지만 여기에 구애받는 사람은 줄어들고 있다.
-담당자의 이름을 알고 있을 때: Dear Ms. Kang,
-직책을 알고 있을 때: Dear manager,
-부서를 알고 있을 때: Dear ~department head,
-아무 것도 모를 때: 아무것도 기입하지 않는다
2) 끝머리는 개인 취향으로
; 끝머리는 쓰는 사람이 마음에 드는 것을 골라 사용하는 것이 비즈니스 세계에서의 관행이다.
-미국식: Sincerely yours,
-영국식: Yours sincerely,
-공통: Sincerely, Regards, Best regards,
3) 곧바로 본론으로
; 곧바로 본론으로 들어가는 것이 영문 레터의 방식이다. 계절에 따른 인사나 안부에 대한 배려는 필요없다. 거의 모두가 문장의 첫마디에서 어째서 이 편지를 쓰게 되었는지, 용건이 무엇인지 등을 설명하고 회답을 할 때는 Thank you for your letter로 시작하는 것이 일반적이다.
4) 이디엄을 활용하여 간결하게 표현
; 이디엄(idiom)이란 영문 편지용 관용구를 말한다. 영문 레터에서는 We are pleased to~(기꺼이 ~을 하겠습니다)라던가 We regret to~(유감스럽습니다만~합니다)처럼 그 일이 자신에게 좋은 일인지 좋지 못한 일인지에 관하여 사실 설명에 앞서 이런 표현을 한다.
그러나 최근에는 보다 간결하고 직접적인 표현을 선호하는 추세로, 다음처럼 모조리 생략하고 please만을사용하는 레터가 늘고 있다.
-We are looking forward to your letter. Would you kindly send us the things?
☞ We look forward to your letter. Please send us the things.
5) 생략형을 피한다
; 생략형을 쓰지 않는 것이 영문 레터의 원칙이다. 어포스트로피(')나 피리어드(.)를 생략하는 생략은 피한다.
(X) We're / We've / Aug. / Wed.
(O) We are / We have / August / Wednesday
6) 경어 표현이 없다
; 한국어 레터에서는 貴~, 拜~와 같은 경어가 있지만 영문 레터에는 이런 것이 없다고 생각하고 작문한다. 최근의 영문 레터에서는 일상 회화에 가까운 평범한 표현을 요구한다. 예를 들자면 아래와 같다.
-귀하: you
-귀사: you / your company
-귀서: your letter
-봅니다: read
-받았습니다: receive
7) 철저하게 사무적으로
; 회사용 편지는 개인의 감정을 가급적 배제하는 표현이 요구된다. 회사나 부서를 대표하여 편지를 쓰는 것이기 때문에 주어는 we가 기본이다. 사인은 물론 개인의 이름으로 하지만 이것은 개인 레터라는 의미가 아니라 마침 그 때 그 position에서 그 일을 맡았던 사람이 누구였는가를 밝혀주는 증명에 지나지 않는다.
상품의 발송 통지와 같이 물품이 主가 되면 그 물품을 주어로 하여 Your order has already been sent to ** Airport(귀하의 주문품은 이미 **공항으로 보냈습니다)-처럼 수동형의 문장으로 기술한다.
can/could(할 수 있다), I am afraid(유감스러우나), reject/refuse(기각한다) 등은 개인 감정을 지나치게 나타낸 표현이라 하여 기피하는 것이 보통이다. 대신 be able to(~하는 데 적합하다), We regret(유감스러우나), unfortunately(불운하게도), decline(사양한다)처럼 '어쩌다가 기회를 못 만났다'라는 뉘앙스의 표현을 사용토록 한다.
납품이나 송금 등 분명히 비즈니스 실무의 범주에 속해 있는 일들을 기다릴 때는 look forward(고대한다)라는 표현은 사용하지 않는다.
희로애락을 표현하는 것도 필요하지만, 상대방 국가의 관습에 부합되는 문장 작성이 더 중요하다.
8) PC표현은 비즈니스의 기본
; 국제 비즈니스의 현장에서는 차별적 표현에 대한 배려가 매우 중요하다. 직업에는 근무 내용이나 근무 장소에 person, worker, technician 등 중성적 인칭사를 붙이는 것이 기본이다. 사회적으로 이미 정착된 것으로 여겨지는 표현들은 다음과 같다.
-mankind → human beings
-man/men → person/persons
-fireman → firefighter
-camera man → camera technician
-maid → housekeeper
-watchman → guard
-phone girl → phone worker
-farm man → farm worker
-policeman → police officer
-salemans/saleslady → sales person