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학교전자접수문서 종이출력․편철 금지에 따른 방법 안내 |
▣ 기본 전제 및 원칙
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◦ 학교관리자가 접수문서를 선람해야 한다는 고정관념을 버려야 - 선람제도는 2004.1.1자로 사무관리규정에서 폐지됨(사무관리규정 23조3항) - 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계 (문서접수→업무처리담당자, ※ 기존 : 문서접수→선람→업무처리담당자) ◦ 접수문서를 종이문서로 출력하지 않으면 업무처리를 할 수 없다는 생각을 버려야 - 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 수신된 문서는 전자적으로 관리(공공기록물 관리에 관한 법령) - 학교전자문서시스템에서 접수문서의 처리방법은 결재기능 여부와 상관없음 ※ 종이로 출력한 문서는 공문 사본에 불과함 ※ 전자결재시스템이 되어도 접수문서의 처리방법은 마찬가지임 → 전자결재시행시: 전자결재시스템이 된다고 해서 교장, 교감의 선람(결재) 기능은 없으며, 필요시 공람만 가능 → 현재(시행이전): 전자문서상에서 공람 확인이 안 되므로 공람필요성이 있는 문서(사무관리규정 시행규칙 32조의2)는 효율적 공람의 방법을 내부적으로 정하되 모든 문서를 공람하는 방법 지양. 전달 방법 예) 다함께프로그램 활용, 교내 메신저 등을 이용하여 공람내용전달
◦ 교사는 지시에 의해 업무를 처리한다는 기존의 사고를 전환하여 주도적으로 업무를 처리한다는 의식으로 바뀌어야
◦ 전자접수문서의 종이출력과 선람의 기존방법은 기록물관리에 관한 법률 및 동법 시행령, 사무관리 규정에 위배 → 전자접수문서의 종이문서출력과 별도 편철 금지, 선람(비전자문서 포함) 금지 - 교사들의 교원업무경감을 위한 개선방안 요구와 상관없이 기존 처리방법이 관련 법령에 위배가 되므로 이를 시정하려는 것임 |
▣ 처리 방법
□ 전자접수문서 접수 처리 시행예
◦ A학교
- ①행정보조(사무보조): 전자문서상 접수함의 과대기함에 있는 목록만 출력하여 교장․교감에게 올림 →②교감: 목록 옆 빈칸에 업무담당자 지정, 필요문서를 전자상에서 접수대기함의 필요 공문을 확인(문서제목만 봐도 알게됨) →③교감:보고사항, 중요 전달 내용 등을 직접 전달 또는 행정보조 등을 통해 전달․처리 →④행정보조:지정된 내용을 보고 전자문서 편철
※위의 ①에서 목록 출력 방법 : 프린터 출력방법을 가로로 설정
※ 위의 ②,③ 단계에서 교장은 편철되기 전에 화면으로 공문 열람, 또는 ③의 단계에서 중요내용 교장에게 구두 안내(필요시 전자문서상에서 확인)
◦ B학교
- ① 접수함의 과대기함에 있는 공문서를 교감 주도하에 교감 또는 교무보조가 교무실과 행정실로 구분하여 분류 → ② 교무실로 편철된 공문을 교감이 기록물 철 부서장 업무에 각 부서별로 또는 개인별로 배분 → ③ 배분된 공문 중에 급히 보고 할 공문일 경우 교감선에서 처리 할 수 있는 공문은 교감이 보고 후 담당자에게 처리된 공문만 전달 →④ 각 선생님들은 정해진 문서처리 시간에(수업후 3:00-3:30) 기록물 철 개인별 부서별 업무에서 본인의 공문을 확인하여 처리 →⑤ 배분된 공문 중에 교감선에서 처리 할 수 없는 공문은 담당자에게 메신저로 연락하여 공문을 전자문서 담당부서에 들어가 확인 후 처리→ ⑥ 배분된 문서 중에 담당자가 이의를 제기하면 검토 후 재 배분
※ 학교는 전자문서 공용ID와 패스워드를 사용하므로 공유 필요
◦ C 학교(다함께 프로그램을 활용)
- 전체교직원에게 공지해야할 알림공문인 경우
①공문과 첨부화일을 다운받아서, 오늘프로그램 실행 ②다함께 클릭-공유폴더메뉴 ③알림공문에 파일을 저장(파일을 날짜순으로 정렬하면 최근 자료가 위에 올라옴)
- 접수문서가 처리해야할 공문인 경우
① 전자문서시스템-문서함→기록물→단위업무별-부서장업무→교무실공문 폴더에서 문서를 클릭하여 재편철 ③ 각 부서의 부장은 해당공문을 각 부서(교무부,연구부,학생부등..)의 해당폴더로 재편철 → ④ 만약 공문처리의 모호함으로 인하여 부장이 재편철 하지 않을 경우 , 교감이 업무성격을 파악하여 재편철하여 배정
- 공문을 발송할 경우
발송공문을 전자문서시스템→문서함→기록물→단위업무별→각부서업무-발송공문 폴더에 보관
- 내부결재할 경우(DCMS 보고문서 포함)
내부결재 공문을 전자문서시스템→문서함→기록물→단위업무별-각부서업무→내부결재 폴더에 보관
□ 전자접수문서 처리 흐름도(일반 참고사항)
예1) 전자문서 접수대기함 → 접수 목록 인쇄 → 담당자 지정․분류(중요사항체크) → 전자상의 편철 → 처리과(담당자) 문서 확인․처리
예2) 전자문서 접수대기함 → 중요 사항 체크 및 전자상 편철(교감) → 처리과(담당자) 문서확인․처리
예3) 전자문서 접수대기함 →처리과에서 직접 담당문서를 가져다 편철(교감이 전체 파악 어려운 단점 있음) →처리과(담당자) 문서 처리
<시행상의 참고사항>
※ 학교장에게는 중요 내용을 문서 총괄자(교감)가 구두 보고 또는 필요시 출력 제공(가능하면 학교장이 직접 편철된 내용을 전자상에서 확인하는게 바람직함)
※ 처리과(담당자)는 알릴 필요가 있는 공문의 경우 교내 메신저 또는 “다함께프로그램”에 입력
- “다함께 프로그램”은 현재 공문서와 연계는 되어있지 않으나 공용으로 오늘의 학교일정(전달사항)을 누구나 입력하고 함께 공유가능(학교장 지시 및 교감이 학교업무 추진 안내도 가능 등)
- 다함께 프로그램 사용한 학교들의 일반적인 평가: 간편하고 효율적으로 학교 업무처리에 도움이됨
※ 다함께프로그램 : 화성오산 사창초 윤성철 교사가 자체적으로 개
- 타학교에도 보급하여 공동 사용의 필요성이 있다고 판단하여 경기도관내 초․중․고등학교에 무료 보급하는 것임
□ 생산문서 처리(기존방법과 동일)
예) 업무담당자 문서 작성 → 서면(종이)결재 → 전자문서시스템에서 처리 → 서면결재 원본 편철․관리
※ 학교전자결재시스템은 2011.1월 시행 예정
□ 공람 필요성이 있는 문서 처리 흐름도
예) 담당자 문서 확인 → 공람 필요성 판단(행정안전부령 참고) → 공람(방법은 다양하나 효율적인 방법을 학교 자체적으로 정하여 추진) → 공람처리 공문 별도 편철(반드시 공람하였음을 남겨야할 필요성이 있는 공문일 경우)
▣ 행정 사항
◦ 학교별로 효율적 처리 방법(시행 예 또는 더 좋은 방법 고안)을 결정하여 2010.1.18부터 시행
- 2010.1.1~2010.1.17까지의 출력 공문이 있는 경우 별도 편철․보관 하지 않아도 됨
◦ 전자접수문서 종이출력․편철 및 선람제도를 시행하는 학교
- 2010.1.22까지 본 지침의 내용 시행 현황 보고 결과 지침이 이해되지 않는 학교 관리자 연수 참가
- 연수일 및 장소 : 2010.2.4. 14:00~17:00, 경기도교육청 대강당
- 참석 대상 학교 : 추후 공문으로 안내
※ 본 지침 관련하여 부교육감 전결 후(2010.1.18) 경기도교육청 총무과 등 관련부서, 경기도교육정보기록원으로도 안내함에 따라 각급학교에서는 본 지침에 의거 처리 바람
학교전자접수문서 처리 방법 예.hwp