회사의 제도 개편 시, 직원들이라면 꼭 알고 있어야 할 이슈 포인트
새로운 인사 제도는 도입할 때도 어렵지만, 철회하기는 더욱 어렵습니다
이번 HR 포스팅에서는 회사의 제도를 개편하는 과정에서 직원들이라면 꼭 알고 있어야 하는 이슈포인트를 살펴봤습니다.
1. 가이드라인과 공지사항 : 취업규칙이 될 수 있는지 확인하자
사용자가 취업규칙을 개정할 때는 근로기준법 제94조 제1항에 따라 집단적 의견 청취 혹은 동의 절차를 거쳐야 합니다.
그런데 근로기준법 제94조 제1항은 고용노동부에 신고한 회사의 '공식 취업규칙'이나, 회사 내부적으로 '규정'이라는 이름을 부여한 사규에만 적용되는 것이 아닙니다.
인사부(혹은 회사의 어떠한 내부 부서라도)가 내부적으로 참고하려고 작성했던 가이드라인, 이메일로 직원들에게 안내한 사항, 심지어 회사 게시판에 붙인 안내문까지도 근로기준법의 보호를 받는 '취업규칙'에 해당할 가능성이 있기 때문입니다.
대법원은 "취업규칙은 사용자가 근로자의 복무규율과 임금 등 당해 사업의 근로자 전체에 적용될 근로조건에 관한 준칙을 규정한 것을 말하는 것으로서, 그 명칭에 구애받을 것은 아니"라는 입장입니다(대법원 2004. 2. 12. 선고 2001다63599 판결 등 다수).
즉 회사가 그 명칭이나 형식을 어떻게 정하는지 무관하게, 근로조건에 관한 준칙으로서 직원들에게 공지된 것은 취업규칙에 해당할 수 있다는 것입니다.
하급심 법원도 이러한 대법원의 법리에 따라 직원들에게 고지된 안내문이 수당의 항목, 지급 시기, 산정기준 및 지급률을 구체적으로 규정하고 있고 직원들 전체에게 공지됐다는 점 등을 근거로 안내문이 취업규칙에 해당한다고 판시했고(부산고등법원 2021. 8. 25. 선고 2020나58291 판결), 고용노동부 역시 설명회 자료가 임금 등 근로조건에 대한 명확한 기준이나 일의적인 내용을 담고 있다면 취업규칙에 해당할 수 있다고 보았습니다(근로기준정책과-4501, 2020. 11. 12.).
인사담당자(혹은 회사 내부부서 담당자)가 가벼운 마음으로 직원들에게 공지했던 인사 제도가 회사를 구속하는 취업규칙으로 인정될 수 있는 것입니다.
따라서 인사 제도를 개편할 때는 기존 인사 제도가 공개된 범위를 확인해야 할 뿐만 아니라, 동시에 이번에 도입할 인사 제도에 구속될 가능성에 대해 유의해야 합니다.
2. 개별 협의 : 인사 제도의 내용을 근로계약에 명시할 땐 신중히 검토하자
그렇다면 구체적인 인사 제도의 내용을 규정화하지 않고, 개별 협상 과정에서 각 근로자에게 회사가 도입하고자 하는 인사 제도를 알려주면 어떨까요?
실무적으로는 근로자별 보상에 차등을 두는 과정에서 근로조건에 관한 개별 면담을 진행하는 경우가 잦으나, 인사 제도의 내용을 근로자와의 근로계약으로 명시할 때는 계약상 권리로 인정될 가능성에 대해 유의해야 합니다.
대법원은 "취업규칙에서 정한 기준보다 유리한 근로조건을 정한 개별 근로계약 부분은 유효하고 취업규칙에서 정한 기준에 우선하여 적용"될 뿐만 아니라 "근로자에게 불리한 내용으로 변경된 취업규칙은 집단적 동의를 받았다고 하더라도 그보다 유리한 근로조건을 정한 기존의 개별 근로계약 부분에 우선하는 효력을 갖는다고 할 수 없다"는 입장입니다(2019. 11. 14. 선고 2018다200709 판결).
이러한 대법원의 법리(소위 '유리한 조건 우선의 원칙')에 의하면 사용자가 특별 상여금이나 주 4일 32시간 근무제와 같은 인사 제도를 근로자와의 근로계약에 명시할 경우, 이러한 인사 제도를 적용받던 근로자에게 다른 제도를 적용하기 위해서는 사규를 개편하는 외에도 개별적인 동의를 받아 근로계약을 개정해야 합니다.
근로자 과반수의 동의를 넘어서 모든 근로자의 동의를 얻어야만 기존 인사 제도를 폐기할 수 있는 상황에 처하게 될 수도 있습니다.
따라서 인사 제도 중 근로조건이라고 볼 수 있는 내용을 근로계약에 직접 명시할 때에는 신중하고 면밀한 검토가 선행돼야 합니다.
특히, 대법원은 최근 위 유리한 조건 우선의 원칙에 대해서 "근로자와 사용자가 취업규칙에서 정한 기준을 상회하는 근로조건을 개별 근로계약에서 따로 정한 경우에 한하여 적용될 수 있는 것이고, 개별 근로계약에서 근로조건에 관하여 구체적으로 정하지 않고 있는 경우에는 취업규칙 등에서 정하는 근로조건이 근로자에게 적용된다"고 판시했다는 점을 유념하셔야 합니다(대법원 2022. 1. 13. 선고 2020다232136 판결),
3. 보이지 않는 규범 : 노동 관행의 성립 여부를 확인하자
그렇다면 회사 사규에도 기재하지 않고, 계약에도 명시하지 않았으며, 이메일 등으로 정식으로 공지하지조차 않은 채 암암리에 운영되던 인사 제도라면 언제든지 가볍게 변경할 수 있을까요?
이 경우에도 노동 관행이 성립했는지 여부를 먼저 살펴볼 필요가 있습니다.
대법원은 어떤 관행이 기업사회에서 일반적으로 근로관계를 규율하는 규범적인 사실로서 명확히 승인되거나, 기업의 구성원이 일반적으로 아무런 이의도 제기하지 않은 채 당연한 것으로 받아들여 기업 내에서 사실상의 제도로서 확립돼 있다고 할 수 있을 정도의 규범의식이 존재하는 경우에는 관행에 대해서도 노동법 법원(法源)으로서의 규범력을 인정하고 있습니다(대법원 2002. 4. 23. 선고 2000다50701 판결, 대법원 2014. 11. 27. 선고 2011다41420 판결 등).
이처럼 관행화된 인사 제도를 개편할 때도 취업규칙 변경 절차에 준한 집단적 협의·동의 절차를 거쳐야 할 수 있으므로, 서면 자료가 없다고 해서 인사 제도 변경 절차를 간략화하는 것은 적절하지 않습니다.
모든 인사 제도가 근로조건인 노동 관행이 되는 것은 아니지만, 고용노동부는 회사가 관행적으로 상여금을 500%의 지급률로 지급한 사안에서 위 관행이 근로조건화됐다는 이유로 상여금 지급률을 변경하기 위해서는 취업규칙에 준하는 집단적 의견 청취 혹은 동의 절차가 필요하다고 해석하기도 했다는 사실은 유념할 필요가 있을 것입니다(근기 68207-1873, 2000. 6. 20.).