모듈2 : 다큐먼트 작성하기
1. 사례 맛보기
○○○○주식회사 사무실에서
팀장왈~~~"아니 이걸 다큐먼트라고.." "초등학생 작문도 아니고..""다시 작성하세욧~"
사원 ~~"갑자기 다큐먼트를 쓰다니 나원 참 돌아가시겠네" "여지껏 한번도 작성해 본적이
없는데 어떡하지?" "(몸부림치며) 에~이 집어치울까!" "어떡하면 기발한 다큐먼트를 작성할
수 있을까"
실로 고민되는군요. 어찌하면 좋을까요. 걱정하실 필요 없습니다.
지금부터 내용을 읽다보면 다큐먼트의 윤곽이 나오니까요.
2. 좋은 다큐먼트가 나타내는 효과
다큐먼트가 잘 구조화 되면 presenter나 청중 모두가 유익합니다.
좋은 다큐먼트는 크게 네 가지 측면에서 중요합니다.
1.설득효과의 배가
2.프리젠테이션시간 단축
3.빠른 의사결정
4.지적자산의 축적
다큐먼트의 질을 향상하기 위해서는 청중을 항상 염두에 두어야 합니다.
좋은 다큐먼트에 대한 평가는 항상 청중이 결정합니다.
다큐먼트의 질을 향상시키기 위해서는 두 가지 포인트를 항상 염두에 두어야 합니다.
전달하고자 하는 정보의 매력도 다큐먼트의 질을 향상시키기 위해서는 두 가지 포인트를 항
상 염두에 두어야 합니다.
전달하고자 하는 정보의 매력도 전달효율
- 청중에 필요한 내용이어야 한다. - 취급하기에 알맞은 정보량을 조절한다.
(청중에 대한 분석) - 표현방법에 대한 연구를 한다.
- 정보의 가치를 높인다. - 적절한 매체를 사용한다.
(정보의 수립·정리)
3. 다큐먼트는 청중 중심으로 작성한다
"무슨 내용이야" "보는 것만도 질려""종잡을 수도 없잖아"
다큐먼트의 표현이 부적절하거나 논지가 불투명하거나 읽는 사람의 배려가 부족할 때 흔히
듣게 되는 말입니다.
전달효율을 높이기 위해서는 정보를 그대로 다큐먼트화 할 것이 아니라 청중을 충분히 분석
한 후 작성해야 합니다.
청중 중심의 다큐먼트 작성에 필요한 포인트는
- 청중의 기대를 명확히 한다.
- 작성 전에 최적의 다큐먼트 양을 결정한다.
- 도입·본론·결론의 논리 구성을 한다.
- 문장 표현을 쉽게 한다.
- 표현 방법을 보다 시각적으로 한다.
4. 주제를 선정한다
▶ 청중 중심의 다큐먼트 작성 process
청 중 다큐먼트 정보
전달내용을 명확히 정보의
정보의 수집,정리 정리
청중분석
무엇을 요구하는가 주제결정 무엇을 전달 할 것인가 기획
시간의 제약 양의 설정 데이터의양 /
제작전 적절한 양 결정 설
상대의 이해도 스토리꾸미기 항목과 데이터 양 계
서론,본론,결론의 논리구성을한다
원고 작성 정보의 내용 작내용,오탈자의 확인 성카피제작
다큐먼트 작성하기
주제가 명확히 선정되면 프리젠테이션 항목을 선정합니다.
프리젠테이션 항목선정은 다음 단계를 거쳐서 작성합니다.
목적을 설정 ---> 주제의 선정 ----> 항목의 선정
참가고객의 분석
핵심고객의 니즈분석
* 목적달성을 위해서 활용 가능할까 ?
* 핵심고객의 니즈에 부합되는가 ?
* 몇몇 고객의 공통된 니즈에 부합되는가 ?
재료를 다듬어 압축한다
신문의 표제나 헤드라인의 요약을 보면 보통 그 내용의 70%는 이해할 수 있습니다.
따라서 판단이나 의사결정이 신속하게 이루어 질 수 있습니다.
다큐먼트의 내용을 잘 압축하여 심플하게 하는 것이 좋은 다큐먼트의 특징입니다
▶ 요약화의 일반적인 절차
순 서 내 용
1. 키워드를 찾는다. - 원문의 특징을 살리기 위해 키워드는 절대
고치지 않는다.
- 외래어 및 한자 사용에 주의한다.
(고유명사에 대한 주의)
2. 문장으로 짜맞춘다. - 키워드 관계를 정리하면서 문장화 한다.
- 원문의 의미가 바뀌지 않도록 요약시 주의한다.
3. 단문화 시킨다. - 중복어구를 생략한다.
- 의미에 영향을 미치지 않는 어구를 생략한다.
- 수식어를 사용하지 않는다.
4. 표현을 고친다. - 수신자의 이해도에 맞춰 언어를 선택한다.
- 외래어의 과다 사용에 주의한다.
- 표기(문체·용어)를 통일한다.
앞부분은 거창하게 구상하고 뒷부분은 대충 정리하는 경우가 프리젠테이션 실패의 한 유형
이기도 하지요.
그래서 논리 구성을 S·D·S로 하면 비교적 균형 있는 구성이 가능 합니다.
▶ S.D.S 논리구성
Summary(전체) Details(구체,상세) Summary(전체)
A. 자기소개 E. 개별 이익문 H. 주의 정보
B. 주의환기 F. 개별 이익문 I. 내용정리 및 이점강조
C. 공통 이익문 G. 개별 이익문 J. 질의응답
D. 질의응답 시간안내 K. 최종마무리
프리젠테이션 시간 배정은 전체 시간 중에서 다음과 같이 합니다.
Summary(전체) 15% Details(구체,상세) 50% Summary(전체) 마무리10%
질의응답 25%
다큐먼트 작성 때문에 종종 무안 당하기도 합니다.
좋은 다큐먼트란 작성 프로세스에 의한 단계별 작성했을 때 만들 수 있습니다.
정보화, 스피드화의 디지탈 시대에는 신속한 결정과 선택을 위한 좋은 다큐먼트를 요구하고
있습니다.
좋은 다큐먼트란
- 청중 중심으로 작성되어 있습니다.
- 최적의 양을 결정하여 군살이 없습니다.
- 정보를 압축하여 간략하게 요약되어 있습니다.
- 3단 논리로 전후관계가 명쾌합니다.
▶ 프리젠테이션의 효과는 무엇일까요?
1) 프리젠테이션을 목적에 맞게 한다. 목 적 기 능
① 전달한다. (알린다) 설 명
② 이해 시킨다. 설 득
③ 하게 한다.충 고
④ 고치게 한다.공 감
⑤ 느끼게 한다.보 고
⑥ 칭찬한다. 칭 찬
2) 어떻게 하면 경청될 수 있는가를 언제나 염두에 둔다.
- 경청이란 프리젠터의 얘기를 의식적으로 들으려고 하는 자세이기 때문이다.
3) 이야기의 발언권과 효과의 결정권을 명확하게 파악하여야 한다.
4) 이야기하는 사람과 듣는 사람이 늘 변화하고 있다.
5) 이야기하는 것과 인간관계는 깊은 연관관계가 있다.
6) 프리젠테이션 수단을 활용한다.
5. 다큐먼트의 최적량을 어떻게 결정하는가?
청중 분석과 관련정보가 정리되면 프리젠테이션 하고자 하는 주제를 설정해야 합니다. 주제
를 설정하기 위해서는 프리젠테이션의 목적이나 이유를 분명히 해야 합니다.
- 호감을 주기 위한 것인가?
- 정보를 전달하기위한 것인가?
- 설득하기위한 것인가?
- 의사결정하기위한 것인가?
그런다음 주제를 구체화합니다.
주제를 구체화 하기 위해서는 고려해야 할 포인트는 다음과 같습니다.
- 시간과 대상을 고려한다.
- 프리젠테이션 범위를 설정한다.
- presenter가 진실로 바라는 것을 생각한다.
- 가능한 구체적이고 분명하게 한다.
▶ 주제선정의 예
프리젠테이션의 목적 주 제
첨단기술의 축적을 위하여 -> - 연구설비에 관한 것
연구개발비의 증액허가를 얻음. - 정보에 관한 것
- 연구원에 관한 것
정보가 빈약하던 시절,
"많으면 많을수록 좋다"고 생각했습니다.
그땐 한 개 프로젝트의 다큐먼트가 백과사전 한 권의 분량도 있었습니다.
요즈음은 스피드 시대!
정보화의 시대이니 만큼 불필요한 정보를 과감히 빼고
presentation하기에 필요한 양 만큼만 만듭니다.
presentation은 제한된 시간 내에 모든 행위를 종료해야 하기 때문입니다.
다큐멘트의 최적량을 결정하는 절차
다큐먼트양에 대한 규정이 있다 - yes 규정에 준하여 작성한다
no
프리젠테이션 시간에 제한이 있다 - yes
no 결정된(한) 시간내 할 수 있는 양을
설정한다
프리젠테이션 시간을 의도대로 활용가능 - yes yes
(목표)
읽는 속도 400자/분
OHP의설명 3분/장
중요포인트 : 다큐먼트의 양은 전체시간에서 질의 응답시간을 제외한 시간으로 결정.
6. 항목을 선정한다
7. 재료를 다듬어서 압축한다
8. S.D.S로 논리를 구성한다
9. 정리해봅시다