1. 전자조달시스템의 개념
전자조달시스템 정의: 인터넷 등 정보통신 네트워크를 기반으로 상품 및 서비스의 소싱, 구매, 지불 등의 활동을 자동화하여 처리하는 전자적 처리 프로세스의 집합을 의미합니다.
도입 목적
기존의 종이 기반 구매 프로세스를 전자적 업무처리로 전환함으로써 비용 절감, 효율성 향상, 그리고 구매 활동의 가시성을 높이는 데 목적이 있습니다.
공공조달 관점
공공조달 프로세스의 실행과 관리를 위해 전자적으로 정보를 처리하고 분석하는 시스템으로 정의됩니다.
국제기구별 정의
세계은행(2003): 정부가 공공부문에서 요구하는 공사, 상품 및 컨설팅 서비스를 조달하기 위해 공급업체와 조달관계를 수행하는 데 정보 기술(특히 인터넷)을 사용하는 것으로 정의합니다.
유럽연합(EU): 공공조달 프로세스에 초점을 맞춘 공공조달 절차 전반에 걸친 정보통신기술(ICT) 기반의 공공조달 업무처리 시스템으로 정의합니다.
2. 전자조달시스템의 유형
영국 조달청(2005년)은 시스템을 크게 두 가지로 분류합니다.
전자적 소싱(e-Sourcing) 시스템
공급자를 찾고 평가하는 소싱 활동을 지원하며, 공급업체 데이터베이스, 전자적 입찰(e-Tendering), 평가(e-Evaluation), 협업(e-Collaboration), 협상(e-Negotiation), 전자적경매(e-Auction), 계약관리 기능을 포함합니다.
전자적 구매(e-Purchasing) 시스템
구매 기능에 중점을 둔 전자적 구매처리 시스템으로, 전자적 구매(Purchasing), 지불(Payment), 구매카드(Purchasing Card), 전자송장(eInvoicing) 기능을 포함합니다.
3. 전자조달시스템 운영 환경
공공조달 지출분석은 지출규모, 시장의 복잡성, 시장경쟁력(위험)을 기준으로 하며, 이에 따른 지출 유형별 특징은 다음과 같습니다.
기술적(Technical) 지출 유형
높은 복잡성·위험과 낮은 지출 규모가 특징입니다. 독점적 공급구조와 높은 기술적 복잡성을 가지며, 계약관리와 수요관리 중심의 시스템이 적합합니다.
전략적(Strategic) 지출 유형
높은 복잡성·위험과 높은 지출 규모를 보입니다. 복잡한 조달 프로세스와 고객화된 업무처리가 필요하며, 제안 요청, 관심 표명, 혁신 촉진, 공개 입찰 및 장기적 관계수립에 적합한 시스템이 필요합니다.
인수(Acquisition) 지출 유형
낮은 복잡성·위험과 낮은 지출 규모가 특징입니다. 표준화된 일상적 거래와 완전경쟁시장의 형태를 띠며, 전자 카탈로그(e-Catalogue), 전자지불(e-Payment), 업무흐름(Workflow) 관리 시스템이 적합합니다.
레버리지(Leverage) 지출 유형
낮은 복잡성·위험을 가지나 지출 규모가 큽니다. 대규모 구매력을 활용하는 수요자 중심의 조달환경이며, 전자적 경매(e-Auction), 견적(e-Quoting), 기본협정(Framework Agreement) 시스템이 적합합니다.
4. 전자조달시스템 구성 요소
발전단계
1단계(전통적 종이 기반 오프라인)부터 시작하여, 2단계(전자적 업무처리 활용), 3단계(인터넷 기반 커뮤니케이션), 4단계(전용 플랫폼 활용)를 거쳐 5단계인 완전한 통합 플랫폼 구현 단계로 발전합니다.
전통적 프로세스 지원 시스템
조직 간 전자 메시지 교환을 위한 EDI, 웹 문서 교환 지원용 XML, 웹 페이지 배포를 위한 WWW, 비즈니스 프로세스 통합 자동화용 ERP, 그리고 전자 메시지 교환용 E-mail 등이 있습니다.
인터넷 기반 전자조달 도구
E-Sourcing: 공급업체 선정 지원.
E-Tendering: 전자적 입찰서 송수신.
E-Auction: 전자적 계약 체결.
E-Ordering 및 Web-based ERP: 계약체결 및 관리.
E-Informing: 조달 정보 수집 및 배포.
고급 전자조달 도구
전자 역경매(e-Reverse Auction)
온라인 실시간 거래 시스템으로 입찰자 간 경쟁을 촉진하며, 국내에서는 미채택된 방식.
전자 카탈로그(e-Catalogue)
공급업체 사전 심사 후 입찰 정보를 제시하며 표준화된 템플릿을 활용합니다. 국내의 종합쇼핑몰이 이 기능을 구현하고 있습니다.
동적구매시스템(DPS)
장기간 전자적 구매를 지원하는 2단계 운영 시스템으로, 공급업체 등록 후 개별 계약을 체결하며 실시간 온라인 기본협약과 유사합니다.
기본협약(Framework Agreement)
표준화된 조건 및 요건을 확립하여 거래 비용을 절감하며, 중앙조달기관(CPB)에서 주로 활용합니다.
5. 통합 및 주요 이점
민간 온라인 플랫폼(B2B)과의 통합
미국 GSA 사례와 같이 상업용 플랫폼 프로그램을 운영하여 접근성을 높이고, 모바일 기기 등을 통해 사용성을 향상하며, 공공조달 프레임워크를 준수하며 관리 기능을 유지합니다.
주요 이점
상용 제품 카탈로그에 대한 접근성이 좋아지고, 대량구매 시 B2B 거래 가격 혜택을 받을 수 있습니다. 또한 최소 주문 수량의 제약이 해소되며, 자동 면세, 신속한 배송, 그리고 명확한 주문 진행 상황 확인이 가능하다는 장점이 있습니다.
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