회의의 의미와 목적
1. 회의의 의미와 목적
가. 회의의 의미
회의란 어떤 사항을 가지고, 어떤 목적을 위해 복수의 사람들이 의견을 교환하는 것을 말한다.
나. 회의의 목적
(1) 많은 사람의 의견을 모을 수 있다.
(2) 좋은 아이디어가 창출된다.
(3) 단체의 목적을 쉽게 전달, 실행하도록 할 수 있다.
(4) 단체의 활동을 원활하게 실행케 한다.
다. 회의진행법을 배움으로써 얻는 잇점
(1) 다양한 정보와 지식
(2) 효과적인 표현력
(3) 결단력
(4) 회의 진행 훈련
라. 필요한 회의
(1) 서로 충돌하는 견해를 조정하기 위하여
(2) 그룹결정에 도달하기 위하여
(3) 문제점을 해결하기 위하여
(4) 중요하거나 민감한 정보를 전달하기 위하여
(5) 어떤 목적을 위하여 여론을 수렴하거나 지지를 얻기 위하여
(6) 새로운 아이디어나 개념을 개발하기 위하여
(7) 경과에 대하여 보고하기 위하여
마. 불필요한 회의
(1) 분명한 목적이 없다.
(2) 그룹결정이 필요하지 않다.
(3) 회의의 개최로 얻을 수 있는 방안보다 더 나은 대안을 얻을 수 있다.
(4) 단지 정규적으로 예정된 회의이다.
(5) 주요한 참가자들이 참석할 수 없다.
(6) 비용이 잠재적 이익보다 더욱 클 수 있다.
(7) 회의를 열지 않는 것이 부정적인 결과를 일으키지 않을 것이다.
2. 회의의 계획과 준비
가. 회의 시기의 결정시 고려할 것
(1) 회의의 주제에 가장 적합한 시기는 언제인가?
(2) 참석자의 상황은 어떠한가?
(3) 무슨 요일이 적절한가?
(4) 어느 시간이 좋은가?
나. 참석자의 결정
(1) 경험이 있는 사람
(2) 자신의 생각을 갖고 있는 사람
(3) 문제의식을 갖고 있는 사람
(4) 주제와 관련있는 사람
(5) 영향을 받는 입장에 있거나 판단을 내릴 수 있는 입장에 있는 사람
다. 의제의 준비 및 토의 방법의 계획
(1) 의제의 수를 정할 것
(2) 생산적인 의제로 정할 것
(3) 의제의 항목들은 긍정적인, 또는 적극적인 문구로 표시할 것
(4) 의제에 대한 세부사항을 보충 자료로서 작성할 것
(5) 희의 지도 개요서 작성
라. 회의록 작성준비
(1) 참가자들의 보고를 간단히 요약한다.
(2) 그룹이 결정을 내릴 때는 정확하게 말로 표현한다.
(3) 기록장의 주관적인 의견, 해석, 판단을 피한다.
(4) 기타 기록 사항과 인쇄물들
마. 회의장 마련
(1) 장 소
(가) 통신과 교통이 편리한 곳
(나) 가급적 회의 또는 행사목적이 결부되는 곳
(다) 참석자 수용에 알맞는 곳
(라) 회의 또는 행사 설비가 갖추어진 곳
(마) 비용지출에 무리가 없는 곳
(2) 환 경
(가) 조명관리
(나) 온도 및 습도