인증심사에서 종료회의
심사 팀장이 주도하여 이루어지는 종료회의는 피심사자의 경영진 및 심사 받은 부서장들의 참석 하에 진행되어야 한다. 종료회의에 참석한 인원에 대하여 기록하여야 한다. 이 회의의 목적은 피 심사자가 그 발견 사항들에 대해 이해하고 있으며 인증함을 보증하도록 심사발견 사항들 및 결론을 피 심사자에게 전달하고 시정조치 제출 기한을 협의하는 데 있다.
심사 팀과 피심사자 사이에 불거진 이견은 논의되어 가능하면 해결되어야 한다. 만약 해결되지 못할 경우 양측의 의견이 보고서에 기록되어야 한다.
종료 회의 시 기록은 유지되어야 한다.
심사 목적 및 계획에서 규정되었다면 심사 팀장은 개선을 위한 심사 팀의 권고 사항을 전달하여야 한다. 권고 사항이 의무사항이 아님을 강조하여 설명하여야 한다. 개선을 위한 조치의 정도, 방법 및 수단을 결정하는 것은 피심사자의 책임이다.
종료 회의시의 전형적인 의제는 다음을 포함하고 있다.
1) 발견 사항의 발표 후까지도 질문에 대한 답변이 지연되고 있음을 통보
2) 심사는 업체의 모든 운영을 다룬 것이 아니기 때문에 발견사항이 없다는 것이 반드시 발견사항이 존재하지 않는다는 것을 말하는 것은 아님을 알린다
3) 중. 경 부적합과 같이 분류 방식을 설명하여 그것이 어떻게 작용할 지를 알린다
4) 미리 준비된 기록에 따라 심사 내용을 요약한다.
5) 피 심시자와 심사 범위 및 심사 규격을 확인한다
6) 피심사자의 대리인이 목격한 사실에 입각한 불일치만이 보고될 것이며 발견 사항들은 협의된 시간 내에 공식적으로 발행 될 것임을 설명한다.
7) 이해 관계자에게 이러한 사항들에 대해 기밀을 유지 할 것임을 강조한다.
8) 부적합만이 보고서에 기록되기 때문에 결과적으로 보고서는 부정적으로 보일 것이지만 결코 이것이 업체의 운영에 있어서 긍정적인 측면이 없는 것임을 의미하는 것은 아님을 알린다.
9) 부적합 내용을 상세하게 읽는다
10) 심사원에게 각자가 발견한 발견 사항들에 대해 읽을 것을 요청한다.
11) 심사 및 심사 발견 사항들에 대한 질문에 답변한다.
심사 팀은 피 심사자의 노고와 협조에 감사를 한다. 심사 시 발견사항에 대해서 토론하고 논쟁하는 데 시간을 낭비하지 말 것. 그 시간은 심사 중에 제공되었으므로 만약 심사 중에 발견될 수 없었던 심사 증거가 확보된다면 심사원은 시간이 있다면 이것을 확인하기를 원할 것이다. 그렇지 않다면 그것은 후속조치 활동 기간에 일반적인 방식으로 검토되어 종료되어야 할 것이다.