*연회 코디네이터
-부서간 코디네이션
부서간의 원활한 협력관계가 특히 요구되는 것이 연회서비스이다. 연회부서의 간부사원들은 연회행사 관련부서와 긴밀한 협조 관계를 유지하여 행사진행에 차질이 없도록 노력하여야 한다.
[연회행사 업무 협조 체계]
1)식당과:ware류
2)판촉과:sales
3)연회예약과:기획, 연출, coordinator
4)연회서비스과:setting, service
5)음료과:beverage
6)총지배인:VIP영접
7)객실정비과:cleaning
8)관리부문:시설부(음향, 통신, 기계, 조명, 간판)
9)총무부:차량,경비
10)기타부문:협력업체(무대, 밴드, 사진, 상차림, 플래카드 등)
#플래카드와 배너의 차이점
플래카드:팻말 배너:현수막
*연회코디네이터의 업무
-연회 코디네이터의 주 업무
1) 호텔 대표자로부터 권한과 책임을 위임받아 연회고객과 상담, 접수,계약을 하며 연회상품의 총괄관리자로서 연회상품의 기획연출과 연회장의 예약통제기능(banquet reservation control)을 가진다.
2) 고객의 행사내용 준비 및 진행을 위한 각 부서로의 행사지시서 (Function Order)와 운영을 통한 코디네이션 및 확인하는 일이다.
3) 각종 협력업체에 작업발주를 하고 관리하며 시장환경 분석과 경쟁호텔 분석을 통한 정보조사를 실시한다.
4) 행사추적 및 고객관리를 하며 판매원들의 행사 유치시 지원업무도 수행한다.
-연회코디네이터의 주요 직무
1) Function Room Reservation Book의 통제
2) 견적서 준비
3) 고객 접견을 통한 연회예약 접수
4) 부서간 협조
5) 행사의뢰서(Function Sheet)발송
6) 일일, 주간, 월간행사 예정서 작성
7) 경쟁호텔과 정보교환
8) 월 매출액 분석 및 비교
*연회코디네이터와 연관 부서의 업무
-연회 서비스부서의 코디네이션 업무
1)주요업무
연회지시서의 내용과 구두로 접수된 내용 등 모든 정보를 종합하여 축적된 서비스 기술로 완벽한 행사준비를 하며 행사 종료시까지 성공적인 행사가 되도록 최선의 노력을 하여 고객만족을 극대화시킨다.
2)행사 전 업무내용
1.확정된 행사에 대한 테이블 배치도 상호협의
2.출장연회에 대한 차량, 서비스 인원, 출발시간 등 협의
3.연회지시서를 통한 행사의 전체적인 성격파악 및 준비물 점검
4.연회지시서의 내용을 확실히 파악하도록 최대한의 정보 공유
5.귀빈(VIP)사항 파악
3)행사시 업무내용
1.연회지시서의 준비사항 체크
2.컨벤션센터 이용고객의 행사용 물품운반 요청시 적극 협조
3.행사지시서 내용대로 행사진행
4.고객의 긴급 추가요구사항 접수 및 조치
5. 고객의 문의나 의문사항에 대해 친절한 설명과 안내
4)행사 후 업무내용
1. 행사지시서 내용 및 당일의 변동상황에 따른 정확한 계산
2. 고객이 퇴장할 때 문 입구에서 감사의 배웅인사
3. 고객의 물품 운반 요청시 적극 협조
4. 차량서비스가 제공되어 있으면 즉시 벨 데스크로 연락하여 고객을 차량 까지 안내하며 감사의 인사
5. 연회 일일 보고서 작성, 불평불만 사항, 만족도, 메뉴 선호도, 특이사항 등 다음 행사에 참고가 될 만한 사랑 및 실적 참고사항 등을 구체적으로 상세히 기록
6. 고객의 분실물 접수 및 보관
-조리부서의 코디네이션 업무
1)주요업무
고객이 주문한 음식을 정확한 시간에 최상의 상태로 고객에게 제공하여 고객 만족도를 극대화시킨다.
2)행사 전 업무내용
1. 고객의 선호음식, 가격에 따른 특별메뉴 구성
2. 음식테이블 배치도에 대해 상호협의
3. 출장일 경우 출장인원, 차량에 대해 서로 협의
3)행사시 업무내용
1.행사지시서의 메뉴내용을 최상의 상태로 유지하여 정확한 시간에 고객에게 제공
2.예약인원보다 늘어난 경우 신속하게 음식보충
3.음식에 대한 불평불만 발생시는 즉시 상황을 파악하여 조치
*타블 도트 테이블 세팅 방법
1)인원체크를 한다.
2) 테이블에 체어를 정위치 한다.
3) 테이블 클로스를 편다
4) 쇼 플레이트(show plate)를 놓는다.
5) 앙트레 나이프와 포크를 놓는다.
6) 샐러드 포크를 놓는다.
7) 생선 나이프와 포크를 놓는다.
8) 수프 스푼을 놓는다.
9) 애퍼타이저 나이프와 포크를 놓는다.
10) 디저트 스푼과 포크를 쇼 플레이트 위쪽에 놓는다.
11) 빵 버터접시 (B&B plate)를 놓고 그 위에 버터나이프를 놓는다.
12) 워터 가블릿, 샴페인 글래스, 레드와인 글래스, 화이트 와인 글래스를 놓는다.
13) 센터피스를 좌측부터 재떨이(성냥), 후추병, 소금병, 꽃병의 순으로 놓는다.
14) 냅킨을 접어놓는다.
15) 전체적인 테이블 세팅의 조화와 균형을 점검한다.