금년 6월에 가입한지 어언 2개월이 다 되어갑니다.
엑셀을 접한 지는 6년이 되어가네요.
허나 여전히 초보를 벗어나지 못하는 자신이 참 서글프기도 합니다.
일을 하다보면 참 잘하고 싶은게 엑셀과 영어인데, 둘 다 못하고 있네요..ㅎㅎㅎ;
사설이 길었지요.
좌측 자료실을 검색해보니 관련 강좌가 있더군요. 다름이 아니라 '서식 파일'사용하기입니다.
'서식 파일'에 대해서는 도움말을 살펴보시면 될 듯합니다.
저도 엑셀을 함수 몇개 아는 수준으로 사용하고 있습니다만, 엑셀의 저, 고급유저와 상관없이 누구나 쉽게 사용할 수 있고 또 그만큼 편리한 것이 '서식 파일'이라고 생각되더군요.
우선 대세가 2007버전이니만큼 2007버전으로 설명을 하겠습니다.
'서식 파일'이라고 하면 일종의 기본 '틀'이라고 하면 되겠는데요. 일반적으로 많이 쓰는 양식(지출결의서, 거래명세서, 세금계산서..등등)을 일정한 양식으로 저장을 한 후 항상 같은 파일을 열어서 사용하는 것이라고 볼 수 있습니다. 새 문서를 열 때, book1이라고 파일이 열리는데요. 이 부분또한 서식 파일의 일종이라 생각합니다. 물론 내장되어 있는 것이지만요.
우선 '지출결의서'양식을 만듭니다.
그런 다음 '다른 이름으로 저장'에서 파일 형식을 'xcel 서식 파일'로 지정합니다. 그런 다음 '저장'을 누르면 기본적인 작업은 끝이 납니다.
자 이젠 사용을 해야겠지요.
지출결의서를 작성하실 때, 좌측 상단 윈도우로고를 누르시면 '새로 만들기'라는 메뉴가 있습니다. 그것을 클릭해보세요.
그러면 컴퓨터에 설치된 서식파일들이 보일 것입니다. 좌측엔 '서식 파일'과 'ms office online'이 있지요. 우측은 최근 사용한 서식파일들의 목록이 있습니다.
여기서 좌측 '서식 파일'에서 '내 서식 파일'을 클릭하시면 저장된 서식파일들이 보입니다. 그 곳에서 '지출결의서'를 클릭하시면 '지출결의서1'이라는 문서가 열립니다. 원하는 작업을 하신 후 저장하시면 됩니다. 물론 다음에 같은 방식으로 지출결의서라는 서식파일을 열면 처음 만든 양식이 그대로 열립니다.
자~그럼 서식 파일을 사용하면 무슨 장점이 있을까요?
1. 매번 지난 번 파일을 열어서 데이터 삭제 후 새로 기록하는 번거로움을 없앤다.
2. 자칫 지난 데이터를 가공 후 다른 이름으로 저장하지 않고 저장하여 데이터 손실이 발생하는 문제를 없앤다( 이 부분은 엑셀 2007버전의 되돌리기 기능으로 커버가 된다고 봅니다만, 역시 간떨리죠 ).
대략 이 정도라고 생각되는데, 사용하시면 편리합니다.
지출결의서, 거래명세서, 견적서, 공문서, 회의록, 팩스송신양식, 보고서 등 자주 사용하는 문서를 '서식 파일'로 저장해두시면 상당히 편리할 것이라 생각합니다.
대부분의 유저들이 아시겠지만 일부 모르는 분들을 위하여 다시 상기해봅니다.
긴 글 읽어주셔서 감사합니다.