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★ 문서 vs 기록
● 문서(DOCUMENT)란? "정보 및 정보지원 매체(infromation and its supporting medium)"이라고 하며, 여기서 정보는 "의미있는 데이터(meaningful data)"라고 정의한다.(ISO 9000 의정의)
● 기록(RECORD)이란? 기록은 "달성된 결과를 명시하거나 수행한 활동의 증거를 제공하는 문서 (document stating results achieved or prviding evidence of activities performed)" 라고 정의한다.(ISO 9000 의 정의) 기록은 문서의 특수한 형태이며 일반적으로 개정 관리를 할 필요가 없다.
● 문서의 분류 문서를 크게 기록 외의 문서와 기록 으로 구분 할 수 가 있으며, 세부적으로는 아래와 같이 분류할 수 있습니다.
▷ 기록외 문서 - 표준문서 : 관리표준, 기술표준 - 특수문서 : 계약서, 계획서 등 특수 문서 ▷ 기록 (예) 검사성적서, 발주서, 거래명세표, 전표 등
● 표준문서 표준문서는 개정관리를 철저히 하여야 하는 문서로서 일반적으로 관리표준과 기술표준으로 구분할 수 가 있다. (1) 관리표준 관리표준은 업무에 관련된 표준으로 업무를 원활히 수행하기 위하여 직무내용, 권한, 업무절차 등을 정한 것으로서, 규정 / 규칙 / 세측 또는 매뉴얼 / 절차서 /지침서 등으 로 세분하는 경우가 있다. (2) 기술표준 기술표준은 물건에 관한 표준으로서 기술표준의 예는 아래와 같다. ① (설계) : 제품규격, 부품규격, 재료규격, 설계표준, 도면 ② (구매) : 구매시방서 ③ (생산기술) : QC 공정도, 품질계획서 ④ (설비보존) : 설비점검기준, 운전표준 ⑤ (제조) : 작업표준서, 작업지도서 ⑥ (품질) : 수입, 공정, 제품, 최종 검사규격, 시측기준 ⑦ (포장) : 포장규격 등
● 계약서, 계획서 등 특수문서 계약서 와 계획서와 같은 문서는 유효기간이 있으며 필요시 절차에 의하여 개정할 수가 있다. 유효기간이 종료되고 이 문서는 기록이 되고 보존할 필요가 있을 경우에는 보존기간을 정하여 보관하여야 한다.
※ ISO 9001 에서 규정한 문서 (1) 품질매뉴얼 : 조직의 품질경영시스템에 대하여 내부 및 외부적으로 일관성 있는 정보를 제공하는 문서 (2) 품질계획서 : 품질경영시스템에서 어떻게 특정제품, 특정프로젝트 또는 특정계약에 적용 되는지를 적용한 문서 (3) 절차서, 업무지침서, 도면 등 : 활동 및 프로세스를 일관되게 수행하기 위한 방법에 대한 정보를 제공하는 문서 (4) 시방서 : 요구사항을 명시한 문서 (5) 기록 : 수행된 활동 또는 달성된 결과에 대한 객관적 증거를 제공하는 문서
※ 문서에 대한 요구사항(ISO 9001의 4.2.1항 참조) ① 문서화하여 표명된 품질방침 및 품질목표 ② 품질매뉴얼 ③ ISO 9001규격에서 "문서화된 절차"를 요구하는 항목(6가지) - 문서관리, 기록관리, 내부심사, 부적합 제품관리, 시정조치, 예방조치 ④ 조직(회사)가 필요로 하는 문서 : 프로세스를 효과적으로 기획, 운영 및 관리를 보장위하여 (예) 구매시방서, 품질계획서, QC공정도, 수입/공정/제품/최종 검사규격, 작업표준서, 지도서, 제품규격, 도면, 위 ③항의 6가지 절차서 외 필요한 절차서 등 ⑤ ISO 9001에서 요구하는 기록(21가지) ☞ 『IS0 9001 』메뉴의 "기록관리에 대하여" 참조
※ 매뉴얼 & 절차서 & 지침서 매뉴얼 : 고객요구사항을 포함하여 접근방법과 책임을 규정함. 절차서 : 누가 무엇을 언제를 정의함. 지침서 : 어떻게(방법)을 말함. |
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