https://blog.rocketpunch.com/2018/01/19/how-to-change-the-meeting-of-shareholders/
주식회사나 유한회사 관련하여 '서면결의'와 '서면투표'에 관한 용어가 나옵니다.
이는 주주총회나 사원총회 결의와 관련하여 언급되는데 간단하게 그 차이를 설명하겠습니다.
먼저 서면결의를 보면 이는 총회를 열지 않고 서면으로 일정한 내용을 결의하는 것을 말합니다.
이와 관련하여 상법 제363조 제5항에 보면 자본금 총액이 10억원 미만인 주식회사에 관해 주주 전원의 동의가 있을 경우 '서면에 의한 결의로써 주주총회에 갈음할 수 있다'고 되어 있습니다.
또한 상법 제577조를 보면 '총사원의 동의가 있는 때에는 서면에 의한 결의를 할 수 있다'(유한회사에 관한 규정)고 되어 있습니다.
그리고 서면투표에 관하여 보면, 이는 총회는 정식으로 열되 일정한 경우 주주 중 일부에 대해 총회장에 출석하지 않고 서면으로 투표할 수 있게 한 것을 말합니다.
이와 관련된 규정은 상법 제368조의 3에 있는데, 제1항을 보면 '주주는 정관이 정하는 바에 따라 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다'고 되어 있고, 제2항에는 '회사는 총회의 소집통지서에 주주가 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야한다'고 되어 있습니다.
이 조항은 제목에 '서면에 의한 의결권의 행사'로 되어 있어 이것이 '서면결의'와 어떤 차이가 있는지 혼란을 줄 수 있습니다.
☆☆☆주주총회 결의 방법☆☆☆
작성일자2018년 1월 19일
글쓴이 변호사 정 호석
안녕하세요. 정호석 변호사
주주총회 결의 사항이 있을 경우, 어떤 방법과 절차로 의결해야 하는지
사실 주주총회 결의 방법은 단순하다면 단순할 수 있습니다. ①법령 및 정관에서 정한 절차를 거쳐 주주총회를 개최하고 ②그 주주총회에서 표결을 하면 됩니다. 그런데 문제는 법령이 정한 절차를 따라 주주총회를 개최하려면 최소 2주 이상의 시간이 걸린다는 점입니다. 소집 2주 전 주주들에게 서면 통지를 해야 한다는 조항 때문입니다. 그 외에도 절차상 하자가 없도록 각 조항들을 검토하고 신경 쓸 필요가 있습니다.
상법 제363조(소집의 통지)
① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.
그렇다면 이런 절차상, 시간상의 불편함을 고스란히 감당해야만 하는 것일까요? 일을 하다 보면 많은 분들께서 실제로 이렇게 문의하십니다. “뭔가 다른 편한 방법이 없습니까?”라고요. 급하게 결정해야 할 때가 많으니 고민이 되실 수 밖에 없을 것입니다.
그래서 이번 글에서는 그 동안 가장 많이 받은 관련 질문들을 반영해 1) 주주총회 개최 전에 일부 주주가 찬성 또는 반대 발언을 명확히 한 경우에도 주주총회를 개최해 표결해야 하는지, 2) 주주총회를 개최하지 않고 서면으로 주주총회 결의를 대신할 수 있는지, 3) 주주총회에 참석하지 못하는 주주가 서면으로 의결권을 행사할 수 있는지에 대해 설명해 드리겠습니다.
1. 주주총회 개최 전에 일부 주주가 찬성 또는 반대 발언을 명확히 한 경우에도 주주총회를 개최해 표결해야 하나요?
대법원은 당초 회의에서 출석 주식의 3분의1 이상인 주식수의 주주가 반대하여 의결을 하지 못한 채 계속회*를 한 상황에서 “주주총회에서 토의된 안건에 관하여 가부의 의결을 하지 않은 이상 그 토의과정에서 주주들의 찬성 또는 반대의 의사표시가 있었다고 하더라도 이러한 사실만으로 가부의 결의가 있었던 것으로 볼 수 없다”고 판시하였습니다. 즉, 실제 표결을 하지 아니한 이상 일부 주주의 의사표시가 있었다는 사실만으로 주주총회 결의가 있었다고 볼 수 없다는 의미입니다.
따라서 주주총회 개최 전에 일부 주주가 찬성 또는 반대 발언을 명확히 한 경우에도 주주총회를 개최해 표결을 해야 합니다. ‘표결’이라는 행위 자체가 중요한 것이기 때문입니다.
* 계속회: ‘주주총회가 의사를 종결짓지 못하고 후에 속행할 것을 결의한 경우에, 나중에 다시 개최되는 총회’를 이르는 법률 용어입니다. 비슷한 말로 ‘연기회’가 있습니다.
2. 주주총회를 개최하지 않고 서면으로 주주총회 결의를 대신할 수 있나요?
자본금 총액이 10억원 미만인 소규모 회사는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다(상법 제363조 제4항, 제5항). 뿐만 아니라 소규모회사의 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 봅니다(상법 제363조 제5항). 모두 자본 규모 등을 감안하여 주주총회의 운용비용을 절감시키기 위한 제도입니다.
상법 제363조(소집의 통지)
④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다.
⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다.
⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다.
3. 주주총회에 참석하지 못하는 주주가 서면으로 의결권을 행사할 수 있나요?
서면투표는 정관에 규정을 둔 경우 실시할 수 있습니다(상법 제368조 제1항, 제368조의3).
따라서 정관에 서면투표제도를 규정하였다면 주주는 주주총회에 참석하지 않고 서면으로 의결권을 행사할 수 있으며, 회사는 이를 위하여 주주가 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여 주주총회 소집통지서를 송부해야 합니다(상법 제368조의3 제2항).
상법 제368조(총회의 결의방법과 의결권의 행사)
① 총회의 결의는 이 법 또는 정관에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의1 이상의 수로써 하여야 한다.
제368조의3(서면에 의한 의결권의 행사)
① 주주는 정관이 정한 바에 따라 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다.
② 회사는 총회의 소집통지서에 주주가 제1항의 규정에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다.