▣ 배차관리
배차관리란 운송될 화물에 운송을 담당할 화물자동차를 배정하는 업무를 말한다. 택배나 순회배송트럭들의 경우에는 사전에 차량별 집배구역 또는 운행노선이 정해져 있기 때문에 배차업무가 많지 않지만 대량운송, 장거리 운송, 기타 부정형 운송을 하는 경우에는 운송할 화물의 양, 운송해야할 시간, 운송할 차량의 수, 운전을 담당할 운전기사의 수와 심신상태, 복화운송 등 다양한 운송조건안에서 효율적인 운송을 할 수 있도록 운송계획을 기술적으로 수행해야 한다. 따라서 이러한 배차관리는 모든 운송상황을 잘 이해하고 문제를 해결할 수 있는 능력을 갖춘 숙련된 사원들이 담당하는 것이 일반적이다.
1. 배차관리의 중요성
최근에는 배차관리시스템을 개발하여 컴퓨터에 의한 배차를 하는 기업들이 증가하고 있다. 그러나 정보시스템에 의한 배차시스템을 운영하드라도 결국은 배차관리자의 최종적인 수정 및 조정작업이 이루어지는 것이 일반적이다. 이는 가장 정보시스템화하기 용이한 루트배송을 하는 경우에도 그날의 출하량에 따라 적재량을 초과하거나 차량별 운송량의 불균형이 클 경우에는 배차를 조정해야 하는 경우가 발생하며 이는 상당한 경험을 가진 배차관리자들의 관리기술이 요구되는 것이다. 특히 매일 운송하는 화물과 운행지역이 달라지는 경우의 배차관리는 차량의 효율성을 크게 좌우하게 된다. 즉, 차량의 운행거리를 증가시키고, 상하차대기시간을 단축시키며, 실 운송할 화물에 적절한 차량을 투입하는 등의 판단은 전적으로 배차관리자의 경험과 노하우에 의존하게 되는 것이다. 특히 차량의 운송효율은 운전기사의 심신상태 및 근무자세에 크게 좌우되기 때문에 이러한 점까지 고려한 시스템적 운영기술뿐만 아니라 인간관리적인 기술이 필요한 분야이며 이러한 종합적인 관리기술능력을 갖춘 베테랑관리자가 필요한 것이다.
【배차관리자가 담당하는 업무】
다음의 업무는 배차관리자가 일상적으로 파악 및 관리해야 할 업무를 순서에 입각하여 나열하고 설명한 사항이다.
① 운송할 화물의 종류와 양에 관한 사전파악
당일 운송할 화물의 종류와 량, 화물의 특성, 화주의 요구사항을 정확히 파악하여 배차 계획을 수립해야 한다.
② 투입할 차종 및 톤급의 결정
화물의 특성과 화주의 요구사항에 부합하는 최적의 차종 및 크기를 선택하여 가장 경제
적인 운송이 될 수 있도록 해야 한다.
③ 화물별 투입할 차량(운전기사)의 결정
일반적으로 차량별 운전기사가 고정되어 있지만 화물의 특성과 운전기사의 당일의 제반 상태에 따라 적정하게 교체승무도 검토해야 한다.
④ 차량별 운송(적재)할 화물의 양 결정
화주의 운송요구사항에 따라 적재량을 결정해야 하지만 적재할 량이 적을 때는 콘솔운송 (합적운송)도 검토해야 하며 대량운송이 필요한 경우에는 축중이 초과되지 않도록 적정 한 적재량을 지시해야 한다.
⑤ 차량별 상차현장 투입시간의 결정
차량의 투입은 화주가 희망하는 시간내에 상차현장에 도착할 수 있도록 하는 것이 원칙 이지만 다수의 차량이 동일 상차현장에 투입될 때는 불필요하게 현장에서 대기하는 일이 없도록 일정한 간격으로 투입될 수 있도록 출발시간을 지정해야 하며 상차지로 출발하기 전 다른 운송을 수행하거나 예방정비, 교육수강 등 다른 업무를 수행하도록 조치한다.
⑥ 운송완료 후 귀점해야 할 시간의 지정
해당 운송업무를 마치고 귀점해야 할 시간을 상차출발전 사전에 지시하는 것이 필요하 다. 즉 예정시간을 지정하여 줌으로서 운전기사는 책임의식을 가지고 적극적으로 업무를 수행할 수 있게 된다. 이렇게 하기 위해서는 표준적인 운행소요시간을 사전에 책정하고 관리해야 한다.
⑦ 운송완료 후의 복화운송 지정
1차운송업무 수행후 귀로에 운송할 화물이 확보되어 있을때는 복화운송에 관한 지시를 해서 효율적인 연결운송이 되도록 하는 것이 필요하며, 만약 복화화물 확보가 안되었더 라도 운송완료후 전화로 확인하게 하거나 인근의 영업소를 방문하게 하는 등의 조치를 하는 것이 필요하다.
⑧ 운전기사의 휴무계획 수립과 집행
운전기사의 휴무는 사전에 계획을 수립하여 그대로 시행하는 것이 필요하며 휴무계획에 따라 예비운전기사를 활용할 것인지, 아니면 차량을 운휴시킬 것인지를 결정해야 한다.
⑨ 차량운행중 발생하는 긴급상황에 대한 조치(고장, 사고, 상하차지체 등)
차량이 화물을 운송하는 도중에 고장, 사고 등 각종 긴급상황이 발생할 수 있다. 따라서 배차관리자는 항상 운전기사들과 연락이 될 수 있는 통신체계를 구축해야 하며, 긴급상 황을 보고받았을 때 즉각적이고 효율적인 조치를 취해야 한다.
⑩ 기타 운행효율관리 업무
위와 같은 상황외에도 차량의 효율적인 운영을 위한 각종 기법을 개발하고 시행해야 하 는 것이 필요하다.
2. 배차업무 수행시 고려해야 할 사항
배차업무는 차량의 효율성 향상을 위해 결정적인 역할을 하게 된다. 그러나 효율성 측면만을 강조하다보면 부작용이 발생할 수 있다. 따라서 배차관리자는 다음사항을 고려하여 효율성을 증대하면서도 조화로운 관리가 될 수 있도록 해야 한다.
① 효율성
배차관리자가 지향해야 할 점은 기본적으로 차량 및 운전기사의 효율성을 최대화시키는 것이다. 따라서 앞에서 언급한 다양한 효율화기법들을 활용하여 배차를 해야 한다.
② 안전성
자칫 효율성만을 강조하여 배차하다보면 운전기사에게 심신의 피로와 스트레스를 가하여 안전운행에 지장을 줄 수 있다. 따라서 배차관리자는 운전기사에 무리한 운행이 되지 않 도록 업무량과 운행시간목표 등을 적정하게 조절해야 한다.
③ 공평성
배차관리를 하다보면 운전기사 간에 업무량의 불균형이 발생할 수 있다. 고정급급여제도 를 시행할 경우에는 많은 업무를 배차하면 운전기사들의 불만이 발생하고 실적급제를 실 시할 때는 반대의 불만이 발생한다. 또한 동일한 시간을 근무하더라도 업무수행이 용이 한 경우와 심신의 피로가 많이 발생하는 업무가 있을 수 있다. 따라서 배차관리자는 운 전기사 간에 이러한 업무의 불균형에 의한 불만이 발생하지 않도록 공평성을 유지하여 배차관리를 해야 한다.
④ 상하차장 여건과 화물의 특성 파악
배차관리자는 상하차장의 작업여건 및 능력, 운영시간 등을 완전히 파악하고 상하차장 의 하역여건에 적합한 차량를 배차하고 집중투입보다는 순차적 투입 등 화주의 여건에 부합하고 비효율적인 대기사태 등이 발생하지 않도록 해야 한다.
⑤ 운전기사의 심리적, 신체적 요소고려
배차관리자는 항상 운전기사들의 육체적, 심리적 상태를 파악하고 그에 적절한 배차를 해야 한다. 장거리 운행 후 피로가 누적된 운전기사에게 휴식도 없이 다 시 장거리 배차 를 하게 한다든지, 불만이 쌓인 운전기사에게 고도의 친절서비스가 요구되는 운송업무에 배차를 하게 되면 오히려 고객불만만 초래할 수도 있다.
⑥ 차량의 위치파악과 배차관리
배차관리자는 항상 차량들이 현재 어디에서 어떤 상태로 업무를 수행하고 있는지를 파악 하는 것이 필요하다. 그래야 추가적인 배차요구들이 들어오면 적절 한 위치에 있는 차량 을 독촉하여 운송을 완료하고 제2, 제3의 운송업무를 수행할 수 있는 것이다. 최근에는 GPS를 장착한 모바일시스템을 활용하여 차량의 현재 위치 및 상태 등을 실시간으로 파 악하고 배차관리하는 기업들이 증가하고 있다.